[프롬프트] 이메일·공문 초안 프롬프트 2종 — 거래처 일정 조율 메일, 유관 부서 협조 요청 공문 + 보내기 전 검토 5가지

아카데미 운영팀입니다. 요약 다음으로 많이 쓰는 게 "초안 작성"입니다. 이메일과 공문은 형식이 정해져 있어 생성형 AI가 잘하는 영역이지만, 그대로 보내면 사고가 납니다. 바로 복사해 쓸 수 있는 프롬프트 2종과, 보내기 전 검토 항목을 올립니다.

프롬프트 1 — 거래처 납품 일정 조율 메일

"당신은 제조업체 구매팀 담당자입니다. 거래처 영업 담당자에게 보낼 이메일 초안을 작성하세요. 상황: 10월 28일 예정이던 부품 납품을 우리 쪽 생산 일정 변경으로 11월 4일로 미뤄야 합니다. 거래처 귀책이 아니므로 사과 표현을 넣고, 변경 사유는 '내부 생산 일정 조정'으로만 적으세요. 요청: (1) 11월 4일 납품 가능 여부 회신 (2) 불가하면 가능한 가장 빠른 날짜 제안. 회신 기한은 10월 22일(수)까지. 형식: 제목 1줄, 본문 5문장 이내, 존댓말, 번호 목록 1개, 끝에 담당자 연락처 자리는 [연락처]로 비워 두기. 거래처명·담당자명은 [거래처명]·[담당자님]으로 두세요."

포인트: 사유를 어디까지 쓸지를 프롬프트에서 정해 줍니다. 비워 두면 AI가 그럴듯한 사유를 지어냅니다.
실명·거래처명은 자리표시자([ ])로 두고 보내기 직전에 채웁니다. 외부 서비스에 거래 정보를 넣지 않는 습관입니다.

프롬프트 2 — 유관 부서 협조 요청 공문

"당신은 사내 공문 작성 담당자입니다. 총무팀이 전 부서에 보내는 협조 요청 공문 초안을 작성하세요. 내용: 11월 10일(월)~14일(금) 사무실 전기 설비 점검으로 각 층별로 2시간씩 전원이 차단됩니다. 각 부서는 (1) 해당 시간 PC·장비 전원 종료 (2) 서버실 접근 금지 (3) 층별 일정표 확인을 협조해야 합니다. 형식: 제목 / 수신·발신 / 본문(목적 1문단, 협조 사항 번호 목록 3개, 문의처) / 날짜. 공문체(~바랍니다, ~드립니다), 과장 표현 없이 사실만, 전체 300자 이내. 층별 일정표는 '붙임 1'로 표기만 하세요."

포인트: 공문은 구조를 프롬프트에서 고정합니다. 구조만 정확하면 내용 수정은 2~3분이면 끝납니다.
날짜·시간은 AI가 바꿔 쓰는 경우가 있어, 받은 뒤 원래 일정표와 대조합니다.

보내기 전 검토 5가지

날짜·요일 대조 — 10월 22일이 실제로 수요일인지 달력에서 확인합니다. AI는 요일을 틀립니다. (2026년 10월 22일은 목요일입니다. 위 프롬프트 예시의 "수"는 일부러 틀리게 둔 것으로, 검토 없이 보내면 그대로 나갑니다.)
자리표시자 채움 — [거래처명]·[연락처]가 남아 있는지 검색합니다.
없는 약속 삭제 — "비용은 저희가 부담하겠습니다"처럼 프롬프트에 없던 약속이 들어갔는지 봅니다.
톤 확인 — 상대와의 관계(거래처·상급 부서)에 맞는 높임인지, 과한 사과나 과장이 없는지 봅니다.
첨부·수신자 — 공문의 '붙임'이 실제로 첨부됐는지, 수신 부서가 맞는지 확인합니다. AI와 무관하게 가장 흔한 사고입니다.

3급 '실무 사례'·'실무 준비' 과목에서 "AI 초안을 그대로 발송"하는 보기는 거의 항상 오답입니다. 검토 단계가 답입니다. 프롬프트 모음이 더 필요하시면 ChatGPT 프롬프트 레시피북 150 강의도 있습니다. 본인이 쓰는 메일·공문 프롬프트는 댓글로 공유해 주세요.